Auteur : Frédéric Sanuy, Activo-Consulting

Comme nous l’avons vu lors de notre dernier article (DAM & eRetail) le DAM est devenu aujourd’hui un noyau centralisé de gestion de contenu capable d’organiser les médias depuis la création jusqu’à leur distribution sur tous les canaux de communication. Une des étapes les plus complexe reste la production des médias, leur gestion et leur validation entre les différents acteurs que ce soit côté clients, agences et prestataires.

A cela s’ajoute le fait que les médias à valider sont parfois en très haute définition, que ce soit les fichiers graphiques dans différents formats (EPS, TIFF,  JPG) mais aussi les fichiers natifs (InDesign, Photoshop, Illustrator) et les vidéos HD, 4K… Le cœur de la création se fait très souvent au travers des applications de la suite Adobe qui restent les outils privilégiés des graphistes, freelance et agences. Le temps des transferts de ces fichiers par FTP est révolu et le DAM devient donc la passerelle par excellence pour échanger les fichiers de tpus type et de les valider. Même si les solutions de Cloud public comme WeTransfer, Dropbox ou Google Drive subsistent  il est de la responsabilité du client d’avoir une gouvernance quant au partage de ses contenus sensibles.

Ci-dessous un exemple de workflow que l’on peut retrouver dans les agences en relation avec leurs clients. Idéalement les créatifs aiment pouvoir rester dans la suite Adobe d’où l’intérêt d’un connecteur (plugin) entre la créative suite Adobe et le DAM.

Comme on peut le voir les collaborateurs PAO en agences doivent être capable depuis la suite Adobe connecté au DAM avec un plugin :

• Retrouver facilement du contenu par une recherche full texte ou via des filtres
• Glisser déposer les visuels en maintenant le lien avec le DAM
• Supporter les fichiers InDesign et leur liens images
• Gérer des révisions

Comme on peut le voir la connexion au DAM est possible mais nécessite un plugin évolué et performant. Exemple de cas avec le connecteur CI-HUB et le DAM CELUM :

Un autre point potentiellement bloquant dans ce cycle de validation entre les différents interlocuteurs qui doivent valider le contenu d’un projet est la mise en place d’un processus métier souvent appelé BPM (Business Process Mangement en anglais).

En effet comme nous venons de le voir ci-dessus le processus de création demande une validation et un jeu de corrections avant de pouvoir le partager entre les responsables et avant diffusion.

Les DAM modernes vont de plus en plus dans cette granularité et aller au-delà de la simple source de références de contenu. Certains vont parler de DXM (Digital Experience Management) ou DAM 3.0, peu importe le nom, le plus important est de pouvoir traduire un flux métier dans le DAM avec la capacité de construire un vrai BPM fait de différents jalons dans lesquels seront ajoutés des utilisateurs ou rôles pour valider le contenu.

Exemple de processus métier avec différents acteurs et différents rôles :

On peut donc voir que ces workflows métiers peuvent vite devenir plus ou moins complexe. Le défi est grand pour les solutions de DAM afin d’offrir une configuration simple et une utilisation facile. La solution adopter va être de créer des espaces de validation (Workroom) et présenter des tableaux à la Trello pour afficher le jeu des validations et rejets entre utilisateurs.

C‘est à partir de ce constat que CELUM à créer la solution Workroom, avec pour objectif de proposer à ses clients une solution de Workflow simple, personnalisable et graphique et connecté au DAM CELUM. Une société peut créer autant de « workroom » que souhaitée, ces workroom sont des espaces de travail spécifiques à des projets distincts, rassemblant des utilisateurs internes et/ou externes, des Assets digitaux provenant du DAM ou ajoutés directement dans les Workroom. Et ensuite la création de tâches métier, internes ou externe, pour le bon fonctionnement et finalisation des projets.

 Le paramétrage des workrooms peut être très simples et graphique :

Ou alors plus détaillé, avec des étapes plus contraignantes pour les utilisateurs :

Chacune de ces étapes est personnalisable, avec des dates d’échéances, des utilisateurs, des tâche spécifiques. Et ces étapes peuvent aussi inclure des automatisations telles que :

• Envoyer des notifications par email
• Import d’assets automatique depuis le DAM
• Transfert automatique des fichiers validés dans le DAM
• Copie des fichiers en local sur le poste des maquettistes (via le CELUM Drive)

Concrètement pour les utilisateurs participant à ces workroom, l’interface proposée reste simple, visuelle et intuitive.

Aujourd’hui, le choix d’une solution de DAM dans un écosystème marketing n’est pas si simple au regard des contenus à valider dans des processus métiers complexes. Néanmoins le DAM CELUM CONTENT HUB reste la pierre angulaire de tout système d’information dans l’entreprise capable via des connecteurs dédiés d’agréger de façon efficace les Assets et les proposer en validation à tous les acteurs de la chaine de valeur. Expérience utilisateur, performance, écosystème tels sont les jalons essentiels du succès d’un projet DAM pour un retour sur investissement sans égale.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la solution CELUM CONTENT HUB et WORKROOM.