Auteur : Eugen Knippel

Le Digital Asset Management(DAM) n’est pas seulement une solution pour mettre de l’ordre et structurer les fichiers photo, vidéo et autres media utilisés dans les entreprises. Il peut également contribuer à améliorer l’efficacité et les workflows sur le long terme. La mise en œuvre du DAM est toujours une expérience unique. Pour s’assurer que la mise en œuvre est un succès, il y a des facteurs importants à prendre en compte. Dans cet article nous allons vous dire quels sont ces facteurs.

CLARIFIER LES EXIGENCES

Avant la mise en œuvre, les objectifs stratégiques que le DAM doit atteindre doivent être clairs. Quels workflows doivent être simplifiés par le DAM et quels processus doivent être rendus plus efficaces ? Un DAM n’est pas un produit isolé, mais peut déployer pleinement ses forces lorsqu’il est intégré à l’infrastructure du système existant. Ce sont surtout les processus et les programmes liés au contenu qui peuvent bénéficier du DAM, notamment les ERP, PIM, CMS ou une boutique en ligne. Par conséquent, les interfaces avec ces systèmes tiers sont importantes.

De même, une vue d’ensemble du statu quo est nécessaire : quelles sont les assets déjà disponibles, où sont-elles sauvegardées, qui devrait les utiliser et y avoir accès ? Les réponses à ces questions donnent une orientation qui permet de choisir un système approprié. Un DAM est une décision individuelle et doit être adapté à l’entreprise.

D’autres points importants pour un DAM optimal sont : comment les méta-données sont-elles acquises et peut-on choisir des standards de méta-données ? Quelle est la capacité du système ? Quelle est la facilité d’utilisation ? L’interface utilisateur est-elle graphique ou faut-il un développeur de logiciels pour la faire fonctionner ? Dans quelle mesure le système peut-il être personnalisé ? Dans quelle mesure les assets peuvent-ils être structurés et existe-t-il une fonction de recherche différenciée ? Quelles fonctions analytiques le DAM fournit-il ?

UN PARTENAIRE EXPÉRIMENTÉ

Il existe de nombreux fournisseurs de logiciels de DAM. Il est important de choisir un partenaire dont les compétences et l’expérience sont vérifiées. La réussite de la mise en œuvre du nouveau système en dépend. Un bon partenaire sait relever les défis et travaille en étroite collaboration avec le client. Il apporte son soutien dans la prise de décisions pionnières. Il s’agit, par exemple, de savoir si le DAM doit être exploité dans le Cloud ou installé sur site.

UN PLAN D’INTÉGRATION SYSTÉMATIQUE

Si les objectifs de l’intégration DAM et le statu quo sont clairs, et si un partenaire compétent a été choisi, il est possible de fixer des priorités pour la mise en œuvre. Il est important de toujours garder le temps à l’esprit : y a-t-il des échéances ? Quand les fonctions doivent-elles être mises à disposition et les données transférées ?

La structure de l’intégration doit ensuite se dérouler étape par étape en fonction de ces priorités, afin de disposer de suffisamment de ressources et de temps pour chaque phase. La mise en œuvre d’un DAM peut être un processus complexe qui affecte les systèmes internes, les ensembles de données et les processus existants : une approche flexible et agile vous permet de concevoir un déploiement en douceur et d’intégrer directement les expériences et les commentaires des utilisateurs tout en minimisant les risques. Cela réduit la complexité, et les gains rapides sont un moyen d’accroître l’acceptation par les utilisateurs, en particulier lors de l’introduction d’un système dans les grandes entreprises.

Même le transfert des données doit être planifié. Les assets se présentent sous différents formats et se trouvent dans divers fichiers cibles et sur des serveurs. Il y a aussi le contenu livré en externe, qui doit également être transféré et catégorisé. Autre point important : ne jamais perdre de vue les métadonnées ! La rationalisation et l’automatisation sont les clés du succès dans ce domaine.

ÉQUIPE ET BUDGET

La mise en œuvre d’un système de DAM nécessite du personnel et un budget. Les responsabilités doivent être claires dès le début. Une intégration DAM bien gérée implique les trois domaines : le service spécialisé, l’informatique et les utilisateurs. Cela signifie que tout le monde est dans la boucle et peut être rapidement sollicité, tandis que le système bénéficie d’un bon démarrage pour favoriser son acceptation. L’équipe DAM a besoin de personnes ayant les bonnes compétences et le bon état d’esprit.

Il peut être intéressant de créer le rôle d’un Digital Asset Manager. Cette personne peut alors faire office de point de contact pendant la mise en œuvre et aider les utilisateurs à utiliser correctement le système au fil du temps.

IMPLIQUER LES EMPLOYÉS

Un système de DAM ne peut être un succès que s’il est accepté par les utilisateurs. Les nouveaux ajouts sont souvent considérés avec méfiance. C’est pourquoi il est d’autant plus important de rappeler les avantages que le changement apportera : une meilleure vue d’ensemble, un travail plus efficace, une recherche facile des fichiers, un aperçu immédiat de leur utilisation précédente – et ce ne sont là que quelques-uns des points en faveur d’un système DAM.

Des formations prépareront les employés aux nouveaux workflows. Il est utile d’avoir un employé ayant une affinité avec le DAM dans chaque équipe pour impliquer et soutenir les autres. Pour voir si le système a été bien accepté, il est utile de consulter les statistiques des premières semaines : combien d’utilisateurs se connectent par jour, combien de recherches sont effectuées, combien d’assets sont téléchargés et combien d’utilisateurs utilisent le système en même temps ? Ce sont des questions qui peuvent donner une indication de l’acceptation.